Voor het vak 'User Centered Design of New Media', heb ik met twee medestudenten een conceptuele webapplicatie ontworpen voor studentenbesturen. Het uiteindelijke prototype is tot stand gekomen door tien (toekomstige, huidige of voormalige) bestuursleden te betrekken in verschillende fasen van het ontwerpproces, door middel van interviews, een focusgroep en gebruikerstests.
Universiteit Twente
Naast gezamenlijke ontwerpactiviteiten heb ik me voornamelijk gericht op het programma van eisen, de tweede prototype flow en het afnemen van een gebruikerstest.
November 2022 - Januari 2023
Studentenverenigingen wisselen over het algemeen jaarlijks van bestuur. Nieuwe bestuursleden hebben vaak echter beperkte ervaring met het opstellen van beleidsplannen, die onder andere nodig zijn om hun visie, doelen en plannen voor het komende jaar, of voor meerdere jaren, vast te leggen. Vanuit onze eigen ervaringen als voormalige en toekomstige bestuursleden waren we bekend met de uitdagingen die deze jaarlijkse bestuurswissels met zich meebrengen.
Onze uitdaging was om te achterhalen hoe studentenbesturen momenteel te werk gaan, tegen welke obstakels ze aanlopen bij de overdracht van besturen, en op welke manier een webapplicatie hen hierbij zou kunnen ondersteunen.
Het toegepaste ontwerpproces was gebaseerd op de fases van 'Design Thinking', een iteratief proces dat zich richt op wensen en behoeften van gebruikers. Deze fases omvatten 'empathize', 'define', 'ideate', 'prototype' en 'test'.
Naast literatuuronderzoek om meer inzicht te krijgen in vergelijkbare apps en de structuur van beleidsplannen, hebben we gebruikersonderzoek uitgevoerd door eerst een verkennend interview te houden met een huidig bestuurslid. Dit leidde tot voorlopige doelstellingen voor de applicatie.
Vervolgens hebben we een focusgroep gehouden waarbij zeven bestuursleden (van verschillende verenigingen) aanwezig waren om input te delen voor de beleidsplanningsapplicatie. Hier werd onder andere het starten met het schrijven van een beleidsplan genoemd als uitdaging. De belangrijkste vereisten die genoemd werden voor een digitale applicatie waren het maken van een standaard indeling voor een beleidsplan, het ontvangen van herinneringen, een (visueel) overzicht van voorgaande jaren, en de mogelijkheid om andere applicaties te integreren. Andere waardevolle aspecten waren structuur, feedback en toegang voor (kandidaat-)bestuurders en de adviesraad, evenals gebruiksvriendelijkheid.
In de "define" fase is de doelgroep verder gespecificeerd naar studentenverenigingen, aangezien sport- en cultuurverenigingen minder focus hebben op beleidsplannen tijdens hun bestuursjaar.
Daarnaast hebben we een programma van eisen opgesteld door eerst waarden te definiëren die tijdens de focusgroep naar voren kwamen. Deze waarden zijn als volgt:
Verschillende brainstormsessies leidden onder andere tot ideeën over de specifieke functionaliteiten en tot nieuwe eisen die later zijn toegevoegd. Dit resulteerde in een user journey als basis voor de applicatie.
Vervolgens hebben we de verschillende functionaliteiten over de pagina's verdeeld, waaronder een dashboard, archief en statistieken, waarbij we ons lieten inspireren door bestaande dashboards voor de basislay-out. Daarnaast hebben we een brainstormsessie gehouden over de naam van de applicatie, wat leidde tot de naam Boardin', en hebben we een logo ontworpen dat diende als basis voor de kleuren, lettertypen en andere ontwerpelementen voor het prototype.
Na het specificeren van de user journey kozen we ervoor om drie verschillende flows te uit te werken in een interactief Figma prototype, namelijk onboarding, planning en tijdens het bestuursjaar.
Het prototype werd gebruikt voor twee gebruikerstests om de bruikbaarheid van het ontwerp te beoordelen. De doelen waren: het evalueren van de gebruiksvriendelijkheid, het beoordelen van de vindbaarheid en duidelijkheid van de functionaliteiten en het identificeren van ontbrekende of overbodige functionaliteiten. Toegankelijkheid werd ook beoordeeld tijdens een test met een bestuurslid met een visuele beperking. De tests werden uitgevoerd met de 'think-aloud' methode, waarbij de gebruiker een taak uitvoert en begeleid wordt door een facilitator, die actief luistert, vragen stelt en deelnemers helpt wanneer nodig.
Op vier eisen na, vanwege tijdslimieten, zijn alle eisen opgenomen in het prototype. Over het algemeen waren de gebruikerstests positief en resulteerden ze in een lijst met verbeterpunten, zoals het verbeteren van kleurcontrast, het toevoegen van een status (bijv. 'to do', in uitvoering) aan taken, en het verhogen van de zichtbaarheid van notificaties. Met meer tijd zouden deze verbeteringen worden geïmplementeerd in het prototype en vervolgens getest worden met meer gebruikers.
